Sistema gestionale dei servizi documentali del Comune di Copertino

Gestione amministrativa delle richieste documentali comunali, dalla presentazione al rilascio

Arkivy gestisce identificazione SPID/CIE, presa in carico, ricerca d'archivio, pagamento pagoPA e autorizzazione del documento. Stati, responsabilità e operazioni restano registrati sulla pratica.

SPID/CIEriconoscimento del richiedentepagoPAesito associato alla praticaAuditdecisioni e operazioni registrate
Richieste documentali per cittadini e professionistiPresenta una richiesta al Comune di Copertino, verifica l'istruttoria, paga l'eventuale avviso pagoPA e ritira il documento autorizzato.Presenta o consulta una richiestaScrivania degli operatori comunaliGestisci presa in carico, ricerca d'archivio, avviso pagoPA, decisione istruttoria e rilascio.Apri la scrivania operativaIntegrazione con i sistemi dell'enteConsulta operazioni, autorizzazioni e contratti API per collegare gestionali, documentale e servizi nazionali.Consulta il catalogo API
Dati e riferimenti associati alla praticaRichiedente, dati della richiesta e riferimenti archivistici restano associati alla pratica del Comune di Copertino.
Pagamento riconciliato sulla praticaAvviso pagoPA, esito del pagamento e autorizzazione al rilascio sono gestiti sullo stesso procedimento.
Decisioni amministrative tracciatePresa in carico, abbinamento, autorizzazione e chiusura sono registrati nell'audit.

Ciclo della pratica

Ogni fase registra stato, responsabile e condizione di avanzamento

Identità del richiedente, attività dell'operatore, pagamento e documento sono registrati sulla stessa pratica.

Identificazione digitaleIstruttoria registrataRilascio autorizzato
Ciclo della pratica documentale in quattro fasi, dalla presentazione al rilascio
4 passaggidalla richiesta al rilascio
  1. 1Identificazione e destinatarioIl richiedente accede con SPID/CIE e il Comune di Copertino è impostato come destinatario.
  2. 2Registrazione della richiestaIl richiedente inserisce i riferimenti necessari e trasmette la pratica all'ente.
  3. 3Istruttoria e pagamentoL'operatore individua il documento e, se previsto, emette l'avviso pagoPA associato alla pratica.
  4. 4Autorizzazione al rilascioVerificato il pagamento, l'operatore autorizza la disponibilità del documento.

Consultazione della pratica

Richieste, pagamenti e documenti del Comune di Copertino consultabili per pratica.

Il richiedente verifica dati trasmessi, stato istruttorio, avviso pagoPA e documenti rilasciati dal Comune di Copertino.

Moduli gestionali

Moduli per presa in carico, pagamento e rilascio documentale

Ogni modulo opera sulla stessa pratica e registra attività, esiti e soggetti responsabili.

Laptop e smartphone con lo stesso percorso digitale per richieste comunali

Area del richiedente

Presentazione e consultazione delle richieste

Cittadini e professionisti accedono con SPID/CIE, trasmettono la richiesta al Comune di Copertino e consultano gli atti rilasciati.
  • Comune di Copertino preimpostato
  • Avanzamento dell'istruttoria
  • Documento disponibile dopo autorizzazione
Area operatore con richieste e stati di lavorazione

Istruttoria dell'ente

Scrivania per l'istruttoria documentale

Le richieste sono ripartite per fase. L'operatore ricerca il documento, registra le decisioni e autorizza il rilascio.
  • Code per fase istruttoria
  • Abbinamento all'archivio
  • Decisione e rilascio
Tablet con pagamento digitale e ricevuta collegata alla pratica

Pagamenti

Gestione dell'avviso e dell'esito pagoPA

L'ente genera l'avviso sulla pratica e acquisisce l'esito prima di autorizzare il documento.
  • Avviso generato sulla pratica
  • Esito acquisito
  • Rilascio subordinato al pagamento
Ricerca documentale digitale con archivio e risultato selezionato

Archivio

Ricerca d'archivio e abbinamento alla pratica

Protocollo, richiedente, busta, fascicolo e indirizzo identificano il documento da sottoporre a rilascio.
  • Ricerca con filtri strutturati
  • Anteprima del documento
  • Abbinamento registrato nell'audit

Ruoli e responsabilità

Ruoli, dati e autorizzazioni distinti per ogni fase istruttoria

Il richiedente consulta stato e adempimenti. L'operatore gestisce code, documenti e decisioni secondo il profilo assegnato.

4 ruoli1 pratica condivisaoperazioni registrate
Cittadina davanti a un portale digitale per servizi comunali01
Presentazione e consultazione

Cittadino richiedente

Accede con SPID/CIE, trasmette la richiesta al Comune di Copertino e consulta istruttoria, pagamento e documento.

Visibilità sulle attività richieste e sul documento rilasciato
Professionista con area documentale e planimetrie su scrivania02
Richieste con riferimenti tecnici

Professionista richiedente

Trasmette richieste complete di riferimenti tecnici, catastali e di protocollo e ne verifica l'istruttoria.

Dati tecnici e stato istruttorio associati alla stessa pratica
Operatrice comunale al computer con coda richieste digitali03
Istruttoria amministrativa

Operatore istruttore

Prende in carico le richieste, abbina i documenti d'archivio e registra autorizzazioni o chiusure motivate.

Responsabilità, decisioni ed esiti registrati
Schermi con API, pagamenti, documenti e flussi applicativi04
Integrazione applicativa

Gestionali e sistemi documentali

Scambiano dati su pratiche, documenti e pagamenti tramite contratti API versionati e autorizzati.

Operazioni applicative controllate e tracciabili

Controllo e interoperabilità

Presidi applicativi per controllo amministrativo e interoperabilità

Segregazione per ente e ruoloOgni pratica è associata al Comune competente e accessibile secondo il profilo autorizzato.
Audit su decisioni e operazioniAccessi, prese in carico, pagamenti, autorizzazioni e download restano registrati.
Contratti API versionatiLe integrazioni con gestionali, documentale e servizi esterni seguono operazioni documentate.

Aree di accesso

Accedi alla funzione di competenza

Presenta o consulta una richiestaApri la scrivania ente